Принципы технологии обработки данных

Создание единой информационной системы предприятия на базе Alfa-M.I.P. подчинено единым принципам обработки данных.

Единое информационное пространство

Основное свойство единого информационного пространства - возможность использовать любые данные, введенные в систему, с любого рабочего места, подключенного к системе. Это в значительной степени повышает оперативность обработки, целостность представления о деятельности предприятия, повысить надежность прохождения информации и избежать многочисленных синхронизаций и внутреннего бумажного документооборота там, где в этом нет реальной необходимости. Самый простой способ сформировать единое информационное пространство - создать общую базу данных для работы всех подразделений предприятия. Однако в некоторых случаях необходимо учитывать территориальную распределенность автоматизируемой компании, удаленность части ее структурных подразделений. В этом случае Система Alfa позволяет:

Создавать несколько баз данных, каждая из которых будет объединять оперативные данные на уровне управляющих компаний. Обмен данными между базами организуется на уровне консолидированной управленческой информации и осуществляется с использованием технологии репликации данных - Alfa-DistantLink. В некоторых случаях целесообразно организовывать и обмен данных на уровне первичных документов.
Использовать технологии терминального доступа для включения в информационное поле удаленных объектов, в первую очередь, для внесения в КИС предпритяия первичных документов по месту их возникновения.

Совмещение двух этих подходов позволяет сформировать динамичную, гибкую систему, отвечающую текущим и будущим потребностям любой компании.

Однократный ввод первичных данных

Все факты хозяйственной деятельности отражаются в информационной системе через конкретные первичные документы, вид которых определяется законодательством или внутренними нормативными документами. Такая первичная (оперативная) информация после фиксации в Системе Alfa может быть использована для различных целей, и, в первую очередь, в качестве основы для различных видов учета, применяемых на предприятии. Один и тот же первичный документ может быть специальным образом интерпретирован в рамках бухгалтерского, налогового или управленческого учёта. Такой подход позволяет кардинальным образом снизить риски несогласованности данных, всегда возникающие в случаях, когда один и те же первичные данные фиксируются многократно разными подразделениями предприятия.

При соблюдении этого принципа на практике, с одной стороны, нагрузка по внесению документов в информационную систему перераспределяется с учетных служб на генераторов информации - функциональные службы, а с другой, появляется возможность проследить историю формирования любой консолидированной информации вплоть до конкретного документа, избавившись от главной проблемы - несогласованности данных из разных источников.

Ввод первичных документов в местах их возникновения

Вся информация в системе должна основываться на первичных документах, которые, в свою очередь, должны вводиться в местах их возникновения или появления на предприятии. Каждый сотрудник должен отвечать не только за правильность составления бумажного документа, но и за его отражение в системе.

Соблюдение этого принципа позволяет обеспечить концентрацию ответственности исполнителей, ведущих первичные операции и снизить нагрузку с сотрудников управляющей компании, уменьшить количество ошибок, возникающих при вводе информации. Этот принцип относится и к операциям, выполняемым с помощью системы (например, различным расчетным операциям). Выполнять операцию в системе и контролировать ее результат должен ответственный за нее сотрудник.

Вывод результатов в местах их требования, рабочее место руководителя

Вывод результатов - итоговых отчетов, промежуточных расчетов и др. - осуществляется сотрудниками, для которых они непосредственно предназначаются. Это обеспечивает оперативность получения информации, а также равномерное распределение нагрузки между пользователями системы.

При этом особое внимание уделяется рабочим местам руководящего состава предприятия. Очевидно, что на этом уровне необходима сводная консолидированная отчетность по ключевым показателям деятельности компании. Для этого определяется перечень показателей, регулярно используемых при принятии решений, разрабатываются алгоритмы их получения на основе данных управленческого учета.

Использование единых справочников

Использование единых аналитических справочников позволяет обеспечить непротиворечивость сведений, получаемых из Системы Alfa. При этом для каждого справочника четко формулируется его предназначение, определяется круг сотрудников, которые могут модифицировать его структуру, а для некоторых справочников - и наполнение.

Реализация этого принципа позволяет, повысить качество информации, а следовательно проводить более четкий аналитический учет.

Разграничение доступа к объектам и операциям

Каждый пользователь системы должен иметь доступ к той и только той информации, которая необходима ему в работе. Этот принцип особенно актуален при формировании в компании единого информационного пространства, а также для предприятий, работающих с информацией разного уровня секретности.

Разграничение доступа важно не только для обеспечения режима секретности, но и для исключения возможности несанкционированного изменения справочников. Кроме того, персонификация всех действий, совершаемых в системе, позволяет установить личную ответственность сотрудников за правильность и своевременность проведения операций, что крайне важно для сокращения временного цикла возникновения и обработки информации.

Информация