Alfa-Sales & Distribution — Управление сбытом и распределением

Автоматизация ключевых бизнес-процессов

Управление ценообразованием

В Модуле предусмотрено создание и хранение необходимого количества торговых и производственных прайс-листов. При создании торгового прайс-листа для каждого товара из списка на основании атрибутов товарных позиций (размер, цвет и т.д.) задается цена с возможностью ее дифференциации в зависимости от количества товаров, предназначенного для закупки или продажи. Новые прайс-листы могут создаваться как «с нуля», так и в результате копирования уже существующего. Есть и еще один вариант - автоматизированное получение новых прайс-листов на основе алгоритмов пересчета.

Alfa-Sales&Distribution предоставляет возможность реализации эффективной политики в области ценообразования, активного использования в работе гибких систем скидок: скидки конкретным клиентам и группам клиентов, на определенные товары и номенклатурные группы, временные скидки и т.п. При этом история ценообразования остается в Системе, и при необходимости вся динамика ценовых изменений может быть восстановлена в полном объеме.

При формировании производственных прайс-листов, которые создаются для определения нормативной себестоимости материалов, полуфабрикатов и товаров, расчеты можно выполнить автоматически в соответствии с информацией, имеющейся в Системе.

Планирование сбыта и отгрузки, работа с заявками и заказами покупателей

Система регистрации заявок от покупателей на поставку продукции учитывает всю необходимую информацию: наименование и количество требуемого товара, тип транспортных средств, пункт назначения, валюта расчетов, период и условия поставки. Возможно также прямое поступление заказов на поставку из информационных систем заказчиков.

А на основе Реестра заявок принимается решение по приоритетным поставкам с учетом имеющегося в наличии на заданный период транспорта. При этом планы продаж и отгрузок могут формироваться не только с учетом поступивших от покупателей заказов, но и прогнозов, основанных, в частности, на анализе продаж.

Резервирование готовой продукции, товаров

Подсистемой управления логистикой предусмотрена возможность резервирования товара как «с движения» (по расходным и приходным операциям), так и со склада с учетом различных атрибутов товарных позиций. При этом резервирование может осуществляться путем сохранения документов или в режиме реального времени. В последнем случае Модуль резервирует необходимое количество продукции на соответствующих складах в момент ввода товарной позиции в заказ или накладную еще до сохранения документа. Такой подход исключает возможность создания нескольких документов на расход одних и тех же физических единиц товара.

В соответствующем отчете можно получить информацию о том, за каким документом и на какую дату закреплена бронь, а также снять или изменить ее при необходимости. В дальнейшем, при формировании дочерних документов бронь автоматически переносится на них. В случае удаления товарного документа аналогичный алгоритм обрабатывает процесс возврата брони.

В процессе оформления расходного документа автоматически отображается количество данного товара, доступное для резервирования, а, если пользователь пытается превысить его, Система выдает соответствующее предупреждение. Отгрузка товара также производится с контролем доступных объемов.

Отпуск продукции, товаров и материалов, контроль погрузки

На основании принятых к исполнению заявок и заказов Модуль автоматически формирует пакет документов на отпуск продукции и товаров потребителям, в том числе учитываются условия транспортировки (использование железнодорожного, водного, автомобильного транспорта) и производится контроль соблюдения договорных условий.

При использовании Компоненты управления транспортом операции погрузки в погрузочных пунктах производятся с учетом информации, указанной в заказах и планах перевозок: грузополучателя, направления следования груза, состояния, типа транспортного средства и его технических характеристик. В этом случае при наличии у предприятия электронных весов, автоматической системы дозирования, система отслеживания движения транспорта и другого оборудования все необходимые условия погрузки рассчитываются автоматически.

Формирование товаросопроводительных документов

На основании заказов, планов дистрибуции и грузовых таможенных деклараций Alfa-Sales&Distribution позволяет создавать полный комплект товаросопроводительных документов. Если при этом указано также транспортное средство, в документы автоматически передаются данные о произведенной погрузке, а также информация, необходимая для грузоперевозчика и получателя, в том числе данные о дополнительных условиях перевозки, например, сведения о дополнительном оборудовании, способе определения веса, категории опасности груза.

Контроль качества продукции и товаров

Модуль позволяет оформлять лабораторные анализы партий отгружаемой продукции на соответствие ее государственным стандартам или техническим условиям. По результатам проведенных анализов происходит формирование Сертификатов качества отгружаемой продукции, которые в пакете с другими сопроводительными документами прилагаются к транспортной накладной. Можно также указать Сертификаты, предоставленные поставщиками конкретных партий товарно-материальных ценностей.

Расчет стоимости перевозки и прочих накладных расходов

На основании данных о перевозке (массы груза, вида транспортных средств, маршрута, дальности) Модуль Alfa-Sales&Distribution автоматически производит анализ ее стоимости. В этом случае к накладной привязываются данные о расходах, которые включаются в стоимость, в частности, тариф перевозки (с учетом направления, сроков, массы груза), плата за аренду вагонов, страховой сбор, сбор за срочность перевозки. При этом доступный интерфейс системы позволяет специалисту самостоятельно вносить корректировки в расчетную формулу стоимости.

Выставление счетов и счетов-фактур

По мере проведения сделок на основе товаросопроводительных документов Модуль автоматически формирует счета на оплату и счета-фактуры, при этом соответствующая информация поступает в Подсистему управления финансами и контролинга.

Оформление счетов и счетов-фактур при экспортных поставках или при продажах через комиссионеров производится в момент перехода права собственности, который отдельно оговаривается в контракте, например, при продаже товара комиссионером, пересечении государственной границы, погрузке продукции на судно в порту и т.п. Для этого в системе ведется регистрация транспортных средств, прибывающих в удаленные порты и учет информации о погрузке судов.

Специально для работы с комиссионерами созданы механизмы по автоматическому приему и хранению присылаемых ими электронных отчетов в виде полноценных объектов базы данных. В дальнейшем документы, полученные от контрагентов, используются для закрытия накладных и формирования счетов-фактур.

Формирование счетов-проформ

В конце периода Модуль формирует пакет документов с данными по накладным, не попавшим в счета-фактуры. Формирование счетов-проформ производится автоматически с учетом условий поставки и условий перехода прав собственности.

Таможенное декларирование

Для экспортных отгрузок в Модуль заложена возможность создания и ведения грузовых таможенных деклараций, что позволяет контролировать все аспекты экспортных операций. Так, при вывозе частями крупных заказов предусмотрена возможность ведения грузовых таможенных деклараций как временного, так и постоянного периода декларирования.

Формирование отчетности

В рамках Alfa-Sales&Distribution можно автоматически формировать широкий спектр оперативных и аналитических отчетов, позволяющих контролировать весь процесс продажи от поступления заявки до полного исполнения сторонами обязательств, определять прибыльность продаж, получать другую необходимую финансовую информацию по каждой сделке. В сфере грузоперевозок Модуль дает возможность отслеживать перемещения транспорта и анализировать информацию в различных разрезах: географическое направление, тоннаж, вид продукции, вид транспорта и т.п.

При этом в отчетность может быть включена информация по каждому договору об отгруженной продукции, о товарах в пути, в том числе ожидающих погрузки в портах, и в других перевалочных точках, что дает возможность контролировать всю цепочку поставок.

Данная функциональность позволяет анализировать не только процессы сбыта на предприятии, но и рассматривать их во взаимосвязи с финансовой и бухгалтерской отчетностью, причем информация доступна с каждого рабочего места в соответствии с настроенными правами доступа, гарантирующими заданный уровень конфиденциальности.